プライベートレッスンに使える！Appointlet（その3）


今回はGoogle Calendarと同期させた便利な使い方について、です。

全て無料の機能です！前回までの内容は以下の通り。

前々回の内容（Appointlet その1）


前回の内容（Appointlet その2）
  1. Appointletをはじめよう（各種設定）
    1. アカウント作成
    2. Meeting予約設定（1）
      • 設定を全部見るのが面倒な方用、とりあえず使いやすそうな設定
    3. Meeting予約設定（2）　（細かく設定したい方）
      • General
      • Location
      • Availability
      • Intake Form
        • デフ・ヴォイス 法廷の手話通訳士
        デフ・ヴォイス 法廷の手話通訳士
      • Scheduling Roles
      • Notifications(⭐️)裏技あり
      • Payments(⭐️)
      • Advanced(⭐️)


今回の内容
  1. カレンダー同期で便利に使う
    1. Schedules
    2. Availability Calendars（カレンダー同期）
    3. 同期カレンダーからもっと便利に　（Appointletにいちいち接続不要）
    4. 他の便利な機能
    5. おまけ　Google Calendarにカレンダーを追加する（通知機能も設定）


さぁ、実際にはじめます！

もしかして、AppointletのAvailability（予約受付時間）を細かく曜日ごとや日付ごとに設定していませんか？
実を言うと、私もこの仕組みをよくわかっていなかった頃、曜日ごとどころか、日付ごとににこの曜日はレッスンが入っているから15時から16時はAvailabilityから外す、この期間は旅行するので外す、みたいに細かく設定すると言う面倒なことをしていました。でも、そんなことをしなくても

という3つのオプション機能を使えばいいのです！

私は"Google Calendar"と同期させているので"Google Calendar"と使う例を書きますが、”Office 365 + Outlook"でも同じような感じになるかと思います。

5. カレンダー同期
Schedules

まずは、カレンダー同期を使って見ましょう。（これを使えば、他の二つを使わなくてもほぼすべてのことができます）

Availability & Calendars の設定

まずは、Availabilityと左に書いてあるところをクリックすると、下のような画面が出てきます。

Schedulesのところにはデフォルトで自分がレッスンの受付をできる時間を曜日ごとに入れることができます。自分が定期的に決まっている予定などの入れ方は後から述べますので、ここではおおまかな予定と時間だけを設定しておくといいです（しなくてもかまいません）。たとえば、レッスンを受け付けるのは月火木金土でだいたい9時から19時まで、だったら、水日以外にその予定を入れておくといいかもしれません。でも、ここはあえて記入しなくても大丈夫です。（私はデフォルトのまま触っていません）



2番目のタグCalendarsをクリックします。ここで注意したいのは、レッスンを受け付けるカレンダーをGoogle Calendarで専用のカレンダーに登録しておくということです。なくてもいいですがあるとわかりやすいです。新しい専用カレンダーの作成の仕方は別途記述。私の場合、"Conversazione"というカレンダーにAppointletの予約が入るように設定しています。（Meeting Calendarの欄)



5. カレンダー同期
Availability Calendars

Availability Calendars　We'll check these calendars for conflicts　と書いてありますが、そこに同期すべきカレンダーを同期します。下記のスクショは私の画面ですが、「グループレッスンの予定が入っているカレンダー」と「イタリアの祝日カレンダー」と上の「個人レッスン受付カレンダー(Conversazione)」が入っています。つまり、この3つのカレンダーに予定が入っている時間帯は、自動的にAppointletの予約枠から外れると言うことです。


ですから、反対に、何か用事ができた時、休日を入れたい時、旅行したい時など、このカレンダーに予定を入れれば、Appointletから自動的に予約枠が消えるのです。
私の場合、自分のオンラインセミナーの予定が入った時、何日か旅行などで予定を入れたくない時、自分の予定が入りそうだけどまだ未定なのでその2-3日予約を入れて欲しくない日時がある時など、とりあえずは、Google CalendarのConversazioneのカレンダーに自分の予定を入れるようにしています。それとは別に、ある期間だけ（例えば夏休み期間とか）、違うスケジューつで予約を受け付けたい場合のやり方は、別途（→Seasonal Hours）説明します。

5. カレンダー同期
リスケとキャンセルの管理をカレンダーから（Appointletに接続不要）

リスケやキャンセルもGoogle Calendarから

Appointletの中にもリスケの機能がありますが、Google Calendarの中で変更してもリスケやキャンセルの案内が生徒に届くようになっています。

  • ICTが不得手でリスケとかキャンセルの手続きをAppointlet上でできない（自信がない）
  • やむを得ない事情でこちらが設定する24時間前のキャンセルなどができない

という生徒がいたとします。

「すみません、急用で明日のレッスンに参加できませんが、明後日に変更することはできますか？できなかったら、キャンセルでも構いません」

とか

対面レッスン中に「来週は来られません。」

のようにDM連絡や口頭連絡があった場合、「Appointletでキャンセルしておいてね」というのもなんなので、私の方で、自分のGoogle Calendarを開いてキャンセルやリスケをします。すると、自動的に生徒の方にもAppointletから、「○月○日○時のレッスンはキャンセルされました／○月X日○時に変更になりました」という通知が届くようになっています。（スクショ参照）いちいちAppointletを開かなくてもいいのでこれは地味に便利です。Appointlet上でもちゃんと変更されています。


5. カレンダー同期
直接予定を入れる

Appointletを通さず、Google Calendarで管理する

毎週同じ曜日の同じ日時にレッスンがあり、ほとんどキャンセルやリスケなどないしない生徒の場合、何度も何度も予約を入れてもらうのは面倒ですよね。予約をうっかり忘れてしまうかもしれません。その場合は、自分の同期カレンダー（私の場合"Conversazione"）にリピートする予定として入れておきます。その時間帯は、予約枠には表示されないというわけです。


と言う感じで、個人レッスンの場合でもほとんど、曜日と日時が決まっている人にはAppointletは必要ありません。そして、その決まっている時間帯をGoogle Calendarで管理することで、AppointletのAvailabilityの時間帯をいちいち細かく設定しなくてもいいのです。

また、毎回レッスンの終わりに、次のレッスンの日時を決めたい生徒の場合もこの方法が使えます。

「次は来週の水曜日の同じ時間でいいですか」と生徒に言われたらその場で自分の予定表（Google Calendarと同期させたもの）を見て、よかったら「はい、大丈夫です」とその場でGoogle Calendarの個人レッスン専用カレンダーに予定を書き込みます。その時、参加メンバーに生徒を追加しておくと、生徒の方にも通知がとどきます。

Appointletを使うのは「やり取りの無駄を省くため」ですので、是が非でもAppointletを通さなくてもいいのです。

他の便利な機能
SEASONAL HOURS

私の場合、グループレッスンは10月から5月までと決めてあるので、6月から9月までは個人レッスンを受け付ける時間が増えます。自分のオフの日も作っておきたいので夏休み用の予約受付時間は変わるのですが、その場合にSeasonal Hours欄を使っています。

Meeting設定のAvailabilityの下の方にあります。

ここに曜日ごとの予定などを設定することができ、何日から何日までと期間を決められるのです。私の場合は「6月1日から9月30日まで」と期間を設定して利用しています。何個か設定できるので、春休み、冬休み、などと分けて設定することもできます。

他の便利な機能
他の便利な機能
SPECIFIC DATES
これは、特定の日付（複数の日付も可）の予定だけ変えたい場合に使えます。例えば、2ヶ月だけある時間帯ワークショップに参加する、という予定が入った場合、毎週同じ日付ではなくランダムに予定が入ることが決まっている場合、などその日付だけ時間帯を別に設定することができます。

私の場合は、ここで設定せずにGoogle Calendarに直接予定を書き込んでいますので、この機能は使っていません。

おまけ
他の便利な機能
Google Calendarに新しく専用カレンダーを作成

Google Calendarの「設定」で「新しいカレンダーを作成する」


このカレンダーをAppointletでMeeting Calendarに設定しておくと、Appointletの予約がすべてこのカレンダーに追加されます。
Appointlet (その1)でも述べましたが、この設定内の「通知」を1時間前とか1日前に設定しておけば、Appointletでの有料の通知機能を使わなくても、ミーティングの通知がGoogle Calendarから来ます。

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